Allgemeine Geschäftsbedingungen

Diese Allgemeinen Geschäftsbedingungen gelten für alle Verträge zwischen der Vocasup GbR, Hauptstraße 35A, 50859 Köln (im Folgenden „Vocasup") und ihren Kunden über die Nutzung des KI-Telefonassistenten, des Kundenportals und der damit verbundenen Leistungen.

Unser Angebot richtet sich ausschließlich an Unternehmer im Sinne des § 14 BGB, juristische Personen des öffentlichen Rechts und öffentlich-rechtliche Sondervermögen. Verträge mit Verbrauchern schließen wir nicht.

Abweichende oder ergänzende Geschäftsbedingungen des Kunden werden nicht Vertragsbestandteil, auch wenn wir ihnen nicht ausdrücklich widersprechen.

Vocasup stellt dem Kunden einen KI-gestützten Telefonassistenten bereit, der Anrufe auf einer vom Kunden weitergeleiteten Rufnummer entgegennimmt, häufige Fragen beantwortet und Reservierungen oder Termine nach den vom Kunden im Kundenportal hinterlegten Regeln (Öffnungszeiten, Kapazitäten, Buchungsarten) entgegennimmt. Buchungen werden im Kundenportal angezeigt und dem Kunden per E-Mail zugestellt.

Der Leistungsumfang – insbesondere die monatlich enthaltenen Gespräche, die Zahl gleichzeitig möglicher Gespräche und enthaltene Zusatzfunktionen – richtet sich nach dem vom Kunden gewählten Paket gemäß der bei Vertragsschluss gültigen Preisliste oder dem individuellen Angebot.

Vocasup entwickelt den Dienst laufend weiter und darf Funktionen ändern oder ergänzen, solange der vertraglich vereinbarte Leistungskern erhalten bleibt. Zusatzleistungen, die als „in Vorbereitung" gekennzeichnet sind, werden erst mit ihrer Freigabe Vertragsbestandteil.

Der Telefonassistent verarbeitet gesprochene Sprache mithilfe künstlicher Intelligenz. Vocasup schuldet die Bereitstellung des Dienstes nach Abschnitt 10 und die Einhaltung der vom Kunden hinterlegten Regeln, nicht aber, dass jedes Gespräch in jeder Situation fehlerfrei verstanden wird.

Die Darstellung unserer Leistungen auf der Website ist kein verbindliches Angebot. Der Vertrag kommt zustande, wenn der Kunde ein von Vocasup übermitteltes Angebot in Textform annimmt oder Vocasup einen Auftrag des Kunden in Textform bestätigt.

Ein Test nach Abschnitt 4 wird durch eine gesonderte Vereinbarung in Textform begonnen; er ist noch kein Vertrag über ein Paket.

Vocasup bietet Neukunden einen kostenlosen Test an: Der Telefonassistent wird gemeinsam mit dem Kunden eingerichtet und nimmt 14 Tage lang echte Anrufe entgegen. Der Test umfasst 50 Gespräche, ein Gespräch gleichzeitig, den Zugang zum Kundenportal und Benachrichtigungen per E-Mail.

Sind die 50 Gespräche vor Ablauf der 14 Tage erreicht, nimmt der Assistent für den Rest des Tests keine Anrufe mehr an; sie werden an die Rufnummer weitergeleitet, die der Kunde für Weiterleitungen angegeben hat, ohne eine solche Rufnummer hört der Anrufer eine Ansage. Vocasup informiert den Kunden per E-Mail, wenn 40 Gespräche erreicht sind und wenn der Umfang ausgeschöpft ist.

Entscheidet sich der Kunde für ein Paket, erklärt er dies in Textform; der Vertrag über das Paket kommt nach Abschnitt 3 zustande und beginnt mit dieser Erklärung; der Test endet damit. Wählt er den monatlich kündbaren Tarif, ermäßigt sich die Einrichtungsgebühr um den in der Preisliste genannten Betrag, weil die Einrichtung im Test bereits erfolgt ist.

Gibt der Kunde bis zum Ende des Tests keine solche Erklärung ab, endet der Test, und Vocasup baut den Assistenten zurück. Kosten entstehen dem Kunden dadurch nicht; ein Vertrag kommt nicht zustande. Eine stillschweigende Umwandlung des Tests in einen Vertrag gibt es nicht.

Der Test setzt voraus, dass der Kunde die Rufnummernweiterleitung einrichtet und die für den Betrieb nötigen Angaben (Abschnitt 9) bereitstellt.

Verträge werden wahlweise ohne Mindestlaufzeit (monatlich kündbar) oder mit einer Laufzeit von 12 Monaten (Vertragsjahr) geschlossen, bei monatlicher Zahlung oder jährlicher Vorauszahlung; die gewählte Variante ergibt sich aus dem Angebot. Die Laufzeit beginnt mit dem Vertragsschluss.

Ein Abrechnungsmonat beginnt an dem Tag des Monats, an dem der Vertrag begonnen hat, und endet mit dem Tag vor diesem Tag im Folgemonat: Beginnt der Vertrag am 12., läuft jeder Abrechnungsmonat vom 12. bis zum 11. Hat ein Monat diesen Tag nicht, beginnt der Abrechnungsmonat am letzten Tag dieses Monats.

Ein Vertrag ohne Mindestlaufzeit kann von jeder Partei mit einer Frist von einem Monat zum Ende eines Abrechnungsmonats in Textform gekündigt werden.

Ein Vertrag mit einer Laufzeit von 12 Monaten verlängert sich jeweils um weitere 12 Monate, wenn ihn keine Partei mit einer Frist von einem Monat zum Ende des laufenden Vertragsjahres in Textform kündigt. Das gilt bei monatlicher Zahlung ebenso wie bei jährlicher Vorauszahlung.

Das Recht beider Parteien zur außerordentlichen Kündigung aus wichtigem Grund bleibt unberührt. Ein wichtiger Grund liegt für Vocasup insbesondere vor, wenn der Kunde mit der Zahlung von zwei Monatsentgelten in Verzug ist oder den Dienst trotz Abmahnung rechtswidrig nutzt.

Der Kunde kann jederzeit in ein größeres Paket wechseln; der Wechsel wird zum Beginn des nächsten Abrechnungsmonats wirksam. Bei jährlicher Vorauszahlung wird der Mehrbetrag für den Rest des Vertragsjahres anteilig berechnet: der Unterschied der Jahresbeträge, geteilt durch zwölf, für jeden verbleibenden Abrechnungsmonat.

Ein Wechsel in ein kleineres Paket ist im Vertrag ohne Mindestlaufzeit zum Beginn des nächsten Abrechnungsmonats möglich, im Vertrag mit einer Laufzeit von 12 Monaten zum Beginn des nächsten Vertragsjahres; er muss mit einer Frist von einem Monat in Textform angezeigt werden.

Es gelten die Preise der bei Vertragsschluss gültigen Preisliste oder des individuellen Angebots. Alle Preise sind Nettopreise. Solange Vocasup die Kleinunternehmerregelung (§ 19 UStG) anwendet, wird keine Umsatzsteuer berechnet und keine ausgewiesen. Entfällt die Regelung, gelten die Preise zuzüglich der jeweils gesetzlichen Umsatzsteuer; Vocasup weist den Kunden vorher in Textform darauf hin.

Das Paketentgelt wird je nach vereinbarter Zahlweise zu Beginn jedes Abrechnungsmonats oder zu Beginn jedes Vertragsjahres im Voraus berechnet; das gilt auch für ein Vertragsjahr, um das sich der Vertrag nach Abschnitt 5 verlängert.

Eine Einrichtungsgebühr fällt nur im Vertrag ohne Mindestlaufzeit an; sie wird einmalig mit Vertragsbeginn fällig und ermäßigt sich nach einem Test gemäß Abschnitt 4. Zusatzgespräche, Mehrminuten nach Abschnitt 8, Zusatzleistungen und andere verbrauchsabhängige Entgelte werden für jeden Abrechnungsmonat nachträglich abgerechnet. Laufzeit- und Zahlungsrabatte gelten nur für das Paketentgelt.

Rechnungen werden per E-Mail übermittelt und sind innerhalb von 14 Tagen nach Zugang ohne Abzug zahlbar. Bei Zahlungsverzug gelten die gesetzlichen Regelungen; Vocasup darf den Dienst nach vorheriger Ankündigung in Textform aussetzen, wenn der Kunde mit mindestens einem Monatsentgelt länger als 14 Tage in Verzug ist.

Preisänderungen kündigt Vocasup mindestens sechs Wochen vorher in Textform an. Bei einem Vertrag mit einer Laufzeit von 12 Monaten werden sie frühestens zum Beginn des nächsten Vertragsjahres wirksam. Der Kunde kann zum Wirksamwerden der Änderung kündigen.

Jedes Paket enthält ein monatliches Kontingent an Gesprächen. Als Gespräch zählt jeder vom Assistenten angenommene Anruf mit einer Verbindungsdauer von mindestens 20 Sekunden. Nicht genutzte Gespräche verfallen mit Ablauf des Abrechnungsmonats und werden nicht übertragen.

Ist das Kontingent ausgeschöpft, nimmt der Assistent weiter Anrufe entgegen. Zusätzliche Gespräche werden nach der Preisliste berechnet: je volle 100 Gespräche zum Preis eines Gesprächsbündels, die übrigen einzeln.

Vocasup weist den Kunden per E-Mail und im Kundenportal darauf hin, wenn in einem Abrechnungsmonat 80 Prozent und wenn 100 Prozent des Kontingents verbraucht sind.

Im Kontingent enthalten ist eine durchschnittliche Gesprächsdauer von bis zu drei Minuten je Gespräch, gerechnet über alle Gespräche eines Abrechnungsmonats. Liegt der Durchschnitt darüber, berechnet Vocasup die darüber hinausgehenden Minuten zum in der Preisliste genannten Minutenpreis. Der Assistent beendet einzelne Gespräche nach acht Minuten mit einem Hinweis an den Anrufer.

Die Zahl der gleichzeitig möglichen Gespräche richtet sich nach dem Paket. Anrufe, die diese Zahl überschreiten, werden nicht vom Assistenten angenommen.

Der Kunde richtet die Weiterleitung seiner Rufnummer auf die von Vocasup bereitgestellte Nummer selbst ein und trägt die Kosten seines Telefonanbieters dafür. Er hält Öffnungszeiten, Kapazitäten, Buchungsarten und Ausnahmetage im Kundenportal aktuell; der Assistent handelt nach diesen Angaben.

Der Kunde ist verantwortlich dafür, dass der Einsatz des Assistenten in seinem Betrieb zulässig ist, insbesondere gegenüber seinen Anrufenden. Der Assistent stellt sich zu Beginn jedes Gesprächs als digitaler Assistent des Betriebs vor; der Kunde darf diese Vorstellung nicht abschalten oder den Eindruck erwecken, Anrufende sprächen mit einem Menschen.

Der Kunde schützt seine Zugangsdaten zum Kundenportal, vergibt Zugänge für sein Team nur an berechtigte Personen und informiert Vocasup unverzüglich über einen Missbrauchsverdacht.

Der Kunde nutzt den Dienst nicht für rechtswidrige, belästigende oder täuschende Zwecke und hinterlegt keine Inhalte, die Rechte Dritter verletzen.

Der Assistent nimmt Buchungen nach den hinterlegten Regeln an, kann aber gesprochene Angaben falsch verstehen. Der Kunde prüft die im Kundenportal angezeigten Buchungen in angemessenem Umfang und behält die Entscheidung über seine Kapazitäten.

Vocasup bemüht sich um eine möglichst hohe und unterbrechungsfreie Verfügbarkeit des Dienstes und behebt Störungen in ihrem Verantwortungsbereich zügig. Eine ständige, ununterbrochene Verfügbarkeit ist bei einem Dienst, der über das Telefonnetz und über Dienste Dritter erbracht wird, technisch nicht erreichbar und wird nicht geschuldet.

Keine Verletzung dieser Pflicht sind Unterbrechungen durch Wartungsarbeiten, die nach Absatz 3 angekündigt wurden, Störungen im Telefonnetz oder bei Diensten Dritter, auf die Vocasup keinen Einfluss hat, sowie Ausfälle, die der Kunde zu vertreten hat.

Wartungsarbeiten, die den Dienst unterbrechen, kündigt Vocasup nach Möglichkeit mindestens 24 Stunden vorher an und legt sie außerhalb üblicher Geschäftszeiten. Störungen meldet der Kunde an die im Kundenportal genannte Adresse; Vocasup beginnt an Werktagen innerhalb von 24 Stunden mit der Bearbeitung.

Für die personenbezogenen Daten von Anrufenden und Gästen des Kunden ist der Kunde Verantwortlicher im Sinne der DSGVO; Vocasup verarbeitet diese Daten als Auftragsverarbeiter. Die Parteien schließen dazu vor Inbetriebnahme einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO, der Bestandteil des Vertrags wird und diesen Bedingungen vorgeht.

Vocasup setzt für den Betrieb Unterauftragsverarbeiter ein, darunter Anbieter für Telefonie, Spracherkennung, Sprachmodelle und Sprachsynthese, von denen einige ihren Sitz außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums haben. Die eingesetzten Anbieter, die Garantien für Drittlandübermittlungen und die Aufbewahrungsdauer von Gesprächstranskripten werden im Vertrag zur Auftragsverarbeitung benannt.

In der Plattform von Vocasup werden keine Gesprächsaufzeichnungen gespeichert. Der Kunde informiert seine Anrufenden in geeigneter Weise über den Einsatz des Assistenten und die Verarbeitung ihrer Daten.

Der Kunde erhält für die Vertragslaufzeit das nicht ausschließliche, nicht übertragbare Recht, den Dienst für seinen eigenen Geschäftsbetrieb zu nutzen. Alle Rechte an der Software, den Sprachmodellen und den Marken von Vocasup verbleiben bei Vocasup und ihren Lizenzgebern.

Die vom Kunden hinterlegten Daten und die im Betrieb entstehenden Buchungsdaten bleiben Daten des Kunden. Vocasup darf aggregierte, nicht personenbezogene Kennzahlen (etwa Anrufaufkommen und Antwortzeiten) zur Verbesserung und zum Betrieb des Dienstes verwenden.

Vocasup haftet unbeschränkt für Schäden aus der Verletzung des Lebens, des Körpers oder der Gesundheit, bei Vorsatz und grober Fahrlässigkeit, bei arglistigem Verschweigen eines Mangels, bei Übernahme einer Garantie sowie nach dem Produkthaftungsgesetz.

Bei leicht fahrlässiger Verletzung einer wesentlichen Vertragspflicht – einer Pflicht, deren Erfüllung die ordnungsgemäße Durchführung des Vertrags erst ermöglicht und auf deren Einhaltung der Kunde regelmäßig vertrauen darf – ist die Haftung auf den vertragstypischen, bei Vertragsschluss vorhersehbaren Schaden begrenzt, höchstens jedoch auf die Entgelte, die der Kunde in den zwölf Monaten vor dem schädigenden Ereignis an Vocasup gezahlt hat. Im Übrigen ist die Haftung für leichte Fahrlässigkeit ausgeschlossen.

Für entgangene Buchungen, entgangenen Gewinn und sonstige Folgeschäden – etwa weil der Assistent eine Angabe falsch verstanden oder ein Anruf die vereinbarte Zahl gleichzeitiger Gespräche überschritten hat – haftet Vocasup nur nach Maßgabe der Absätze 1 und 2. Für eine vom Kunden eingerichtete Rufnummernweiterleitung und für das Telefonnetz haftet Vocasup nicht.

Die verschuldensunabhängige Haftung für anfängliche Mängel nach § 536a Abs. 1 BGB ist ausgeschlossen.

Beide Parteien behandeln Informationen der jeweils anderen Partei, die als vertraulich gekennzeichnet sind oder erkennbar Geschäftsgeheimnisse darstellen, vertraulich und verwenden sie nur zur Durchführung des Vertrags. Diese Pflicht gilt zwei Jahre über das Vertragsende hinaus.

Mit Vertragsende endet die Bereitstellung des Dienstes; der Kunde hebt die Rufnummernweiterleitung auf. Anrufe, die danach noch auf der Vocasup-Rufnummer eingehen, leitet Vocasup sieben Tage lang an die Rufnummer weiter, die der Kunde für Weiterleitungen angegeben hat; ohne eine solche Rufnummer und nach den sieben Tagen hören Anrufer eine kurze Ansage. 30 Tage nach Vertragsende gibt Vocasup die Vocasup-Rufnummer auf und löscht den Assistenten und die Gespräche auch bei seinen Dienstleistern. Vocasup stellt dem Kunden seine Buchungsdaten auf Anfrage innerhalb von 30 Tagen nach Vertragsende in einem gängigen Format bereit und löscht sie danach, soweit keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten entgegenstehen.

Vocasup kann diese Bedingungen mit Wirkung für die Zukunft ändern, soweit dies zur Anpassung an geänderte Rechtslage, Rechtsprechung oder technische Gegebenheiten erforderlich ist und den Kunden nicht unangemessen benachteiligt. Änderungen werden dem Kunden mindestens sechs Wochen vor Wirksamwerden in Textform mitgeteilt. Widerspricht der Kunde nicht bis zum Wirksamwerden, gelten die Änderungen als angenommen; auf diese Folge weist Vocasup in der Mitteilung hin. Widerspricht der Kunde, kann jede Partei den Vertrag zum Wirksamwerden der Änderung kündigen.

Es gilt das Recht der Bundesrepublik Deutschland unter Ausschluss des UN-Kaufrechts. Ist der Kunde Kaufmann, juristische Person des öffentlichen Rechts oder öffentlich-rechtliches Sondervermögen, ist ausschließlicher Gerichtsstand Köln.

Änderungen und Ergänzungen des Vertrags bedürfen der Textform. Sollte eine Bestimmung dieser Bedingungen unwirksam sein oder werden, bleibt die Wirksamkeit der übrigen Bestimmungen unberührt; an die Stelle der unwirksamen Bestimmung tritt die gesetzliche Regelung.