So funktioniert es
Vom Anruf zur eingetragenen Buchung
Telefon, WhatsApp und Buchungen – Vocasup übernimmt die Kundenkommunikation, wenn Ihr Team gerade keine Zeit hat.
- 1
Kunde ruft an
Der Anruf kommt wie gewohnt über die bestehende bzw. eingerichtete Erreichbarkeit.
- 2
Vocasup übernimmt
Die KI-Rezeption beantwortet Fragen und erfasst den Buchungswunsch.
- 3
Verfügbarkeit wird geprüft
Freie Zeiten oder Kapazitäten werden im angebundenen System abgeglichen.
- 4
Termin/Reservierung steht
Die Buchung ist erfasst und für das Team sofort sichtbar.
Ihr Teil
Was Ihr Betrieb beisteuert
Eine Rufnummer, die weiterleitet
Ihre bestehende Nummer bleibt. Sie entscheiden, ob dauerhaft weitergeleitet wird oder nur dann, wenn bei Ihnen niemand abnimmt.
Öffnungszeiten und Kapazitäten
Wann Sie geöffnet haben, wie lange eine Buchung dauert und wie viel gleichzeitig möglich ist. Das tragen Sie im Portal ein und ändern es jederzeit selbst.
Ihre häufigsten Fragen
Parkplätze, Anfahrt, Preise, Besonderheiten. Alles, was bei Ihnen täglich gefragt wird – der Assistent beantwortet es dann selbst.
Eine Eskalation
Eine Rufnummer oder E-Mail für alles, was der Assistent nicht entscheiden soll. Damit verschwindet kein Anliegen.
Unser Teil
Was Vocasup übernimmt
Einrichtung des Assistenten
Wir bauen den Assistenten aus Ihren Angaben auf, stimmen Begrüßung und Tonfall ab und testen ihn gemeinsam mit Ihnen.
Prüfung der Verfügbarkeit
Der Assistent fragt während des Gesprächs unser System: Ist das möglich? Geantwortet wird auf Grundlage Ihrer Regeln, nicht nach Gefühl.
Zustellung der Buchung
Jede Buchung landet im Portal und zusätzlich per E-Mail bei Ihnen. Doppelte Zustellungen werden herausgefiltert.
Betrieb und Aktualisierungen
Buchungsdaten auf Servern in Deutschland, laufende Wartung, Sicherheitsaktualisierungen. Sie müssen nichts installieren.
Inbetriebnahme
In ein bis zwei Werktagen einsatzbereit
- 1Sie schildern uns im Gespräch, wie Ihr Betrieb Anrufe heute abwickelt.
- 2Sie tragen Öffnungszeiten, Kapazitäten und Regeln im Portal ein.
- 3Wir richten den Assistenten ein und stimmen den Begrüßungstext mit Ihnen ab.
- 4Gemeinsamer Testanruf – Sie hören selbst, wie es klingt.
- 5Weiterleitung aktivieren. Ab jetzt geht kein Anruf mehr verloren.
Testen Sie Vocasup 14 Tage in Ihrem eigenen Betrieb.
Wir richten Ihre persönliche KI-Rezeption gemeinsam mit Ihnen ein. Anschließend übernimmt Vocasup 14 Tage lang echte Kundenanrufe. Sie erleben im laufenden Betrieb, wie viel Zeit Ihr Team spart – und entscheiden erst danach.
Gemeinsames Setup · Echte Anrufe · Entscheidung nach dem Test